Votre journée avait pourtant bien commencé. La sonnerie nasillarde de votre smartphone, “Chants de canards dans la rosée du matin”, vous a réveillé à l’heure. Votre petit déjeuner était léger mais satisfaisant. Les transports en commun étaient presque supportables (seulement 30mn de blocage et 2 agressions ce matin là, bien peu de choses en vérité). Vos enfants étaient presque raisonnables. Vos collègues étaient presque de bonne humeur, le patron était absent et la machine à café fonctionnait. Votre programme de la journée était presque établi.
Mais le soir venu, vous vous sentez complètement à plat…Pire encore, vous doutez de votre efficacité au travail…Peut-être êtes vous victime d’une entité infernale : le travail en mode multitâche.
Qu’est-ce que le travail en mode multitâche ?
Dit plus simplement, c’est le fait de faire 36 choses à la fois. Ou en tout cas, d’essayer…Et cela implique de nombreux “changements de contexte” (context switching), quand vous passez d’une activité à une autre. Quelques exemples :
- Votre boîte mail au travail qui vous bombarde de notifications à l’intérêt discutable : “L’entreprise Slipou revient vendre des caleçons écoresponsables dans le hall cette semaine ne les manquez pas !”, “L’équipe Machin a réussi sa mise en production numéro WYZT-055 sans bugs et dans la joie”…
- Votre téléphone a des informations importantes à vous transmettre (c’est ce qu’il croit en tout cas) et il vibrera de façon impérieuse jusqu’à ce que vous y répondiez ou que mort s’ensuive.
- Vous vous interrompez vous-même parce que vous êtes entouré de distractions (collègues agités, open-space bruyant, réunions imprévues et souvent inutiles…)
- Etc.
Le concept de “changement de contexte” était initialement issu du monde de l’informatique pour décrire comment un système d’exploitation gérait de multiples tâches avec un unique processeur.
Sous un angle humain, le processeur, c’est vous : “…un changement de contexte est l’action d’arrêter son travail sur un projet et de le reprendre après avoir travaillé sur autre chose”.
Source : Todd Waits, “Carmellon Software Engineering Institute”
Où est le problème, me direz-vous ? Toujours selon Todd Waits :
“Tout comme pour les systèmes informatiques, jongler entre de multiples projets induit un coût.”
Ce coût est aussi appelé “attention résiduelle”. C’est l’attention que vous portez encore à la tâche précédente alors que vous êtes en train de passer à celle d’après…
Le prix à payer en productivité
Quelques chiffres qui laissent rêveur :
- En moyenne, les gens ont besoin de 9 minutes et demie pour reprendre un flux de travail productif après avoir basculé entre 2 logiciels/applications¹.
- On peut prendre jusqu’à 23 minutes pour se re-concentrer sur un projet après une distraction².
- Même de brèves interruptions peuvent dévorer jusqu’à 40% de votre productivité³.
Autant dire que la productivité va en prendre un coup…et une productivité en berne, c’est certes une perte pour l’entreprise (pour les stakhanovistes en herbe) mais c’est surtout du temps en moins pour vous détendre. Un temps libre supplémentaire qui vous apporterait plus d’équilibre pour ensuite travailler plus tranquillement et plus efficacement…un cercle vertueux en somme. Et puisque l’on parle de vous…
Le prix à payer pour vous
- Affaiblissement cognitif : notre capacité à garder différentes informations en tête à un instant donné est limitée. Nous pouvons retenir entre 3 et 7 informations simultanément.
- Jongler entre emails et travail peut vous coûter 10 points de QI, soit l’équivalent d’une nuit de sommeil.
- Une perte d’attention qui se traduit par des difficultés à rassembler des fragments d’information en structures cohérentes qui ont du sens.
- Une perte d’énergie globale, résultant des changements de contexte incessants.
- Une incapacité à prendre du recul sur les priorités. Le stress généré par cette situation nous pousse à éxécuter les tâches les plus aisées qui sont souvent aussi les plus inutiles afin de nous rassurer en faisant avancer quelque chose.
Ce prix, je l’ai moi-même payé un certain nombre de fois, notamment lors d’un passage mémorable en Agence Web lorsque j’étais encore un jeune développeur. Le rythme de travail y était imposé par deux contremaîtres, chargés de surveiller que la galère avançait au tempo attendu. Et le tempo, c’était entre 3 et 5 sites webs différents à faire avancer chaque jour…je vous laisse imaginer le coût astronomique en productivité de telles pratiques…
Comment faire pour éviter tout cela dans un environnement de travail actuel où l’on récompense le fait d’être disponible à tout moment ?
Dans un monde où l’on baigne littéralement dans l’information du matin au soir (livres, blogs, messages, documents etc.) et où chaque outil, chaque application, vient ajouter de nouvelles couches de complexité dans notre vie ?
Pour retrouver votre efficacité et votre énergie
Les options sont nombreuses. Et même si elles ne sont pas toutes évidentes à mettre en oeuvre dans une entreprise je pense que vous gagnerez tout à les essayer, voire les imposer :
- Éliminez un maximum de distractions. Encore mieux : notez les dans un journal pendant une semaine pour mieux les éradiquer après. Prendre pleinement conscience de ces moments est un premier pas vers la recherche de solutions.
- Tout comme Tim Ferris, auteur bien connu de “La Semaine de Quatre Heures”, bloquez une ou plusieurs plages de temps spécifiques dans votre journée pour consulter vos emails. L’idée étant de ne pas laisser cela au hasard.
- Reprenez de la hauteur. Notez et rendez vos priorités visibles, si possible sur du papier (post-its). Ce n’est pas un hasard si les radiateurs d’information (type Kanban) sont aussi populaires.
- Utilisez une méthode pour prioriser vos tâches. Un exemple ? La Matrice d’Eisenhower, qui vous permet de trier entre urgent/non urgent et important/pas important.
- Soyez francs et transparents avec vos collègues sur votre capacité de travail. Si ce que l’on vous demande n’est pas réalisable, refusez-le ou négociez-le. Limitez le travail en cours, une fois encore cela nous vient de Kanban (entre autres)…
- Améliorez votre qualité de communication. Soyez cordial mais précis et allez à l’essentiel. Chaque aller-retour de messages est une interruption en puissance.
- Vous n’êtes pas obligé de répondre instantanément. En faisant cela, vous habituez vos contacts à obtenir une réponse rapide de votre part et de ce fait vous augmentez vos chances d’être sollicité à tout bout de champ. Comme le dit la célèbre citation anonyme : “Il n’y a rien d’urgent, il n’y a que des gens pressés.”
- Prenez des pauses (minimum 10mn) et marchez. Dehors de préférence et accompagné de préférence. Sauf si vous êtes du genre loup solitaire et que vous êtes facilement charmé par l’exotisme des couloirs aseptisés de votre entreprise ou le velouté des cloisons en plastique de l’open-space.
Enfin, lorsque vous devrez malgré tout passer d’une tâche à une autre, par lassitude ou par obligation n’hésitez pas à mettre en place des rituels pour aider à vous concentrer. Un rituel est un comportement répété qui signalera à votre cerveau qu’il est temps de passer à autre chose.
Un phénomène que j’ai observé de très près lors de mon premier job de développeur. Mon chef de l’époque prenait son café tous les matins au même moment pour se concentrer sur le travail à venir. Le rituel consistait à faire du bruit en tournant minutieusement sa cuillère métallique contre les parois de sa tasse pendant 5 bonnes minutes (un peu comme dans le film Get Out)…Le sucre était TRÈS bien mélangé et lui était TRÈS concentré (ses collaborateurs un peu moins)…
Un autre exemple : les développeurs et leur casque audio. Un rituel qui en plus de réduire le bruit ambiant est aussi un signal qui vise à décourager les interruptions intempestives (une des joies de l’open-space). Un peu comme les superstars et leurs lunettes de soleil en pleine nuit…
Pour enfoncer le clou
Je me contenterai de laisser ici pour conclure le résultat d’une étude (célèbre) réalisée par Gerald Weinberg.
Cette dernière démontre que chaque changement de contexte fait disparaître 20 à 80% de votre productivité…
Le graphique qui suit parle de lui-même…
- En abscisse : le nombre de projets simultanés.
- En ordonnée : le pourcentage de temps dont vous disposez par projet.
- En vert : votre perte de temps due aux permutations entre projets.
Source : https://blog.rescuetime.com/context-switching/
« Quality Software Management », Gerald Weinberg : estimation du coût du context switching.
Sources
1 According to a joint report by Qatalog and Cornell University’s Idea Lab
2 https://sports.yahoo.com/news/multitasking-backfires-leads-less-not-210234088.html
Excellent