Tout va bien dans le meilleur des mondes. Vous êtes Coach Agile, Scrum Master, Chef de Projet, Manager etc. Vos journées sont émaillées de rencontres, d’ateliers, de cérémonies, d’encouragements, d’écoute, d’accompagnements, bref vous restez proche de vos collègues et maintenez un contact aussi étroit que possible avec eux.
Mais un jour tout bascule. Un météore s’écrase sur terre, une pandémie frappe la population, les martiens déclenchent enfin leur invasion et le verdict des autorités tombe : tout le monde chez soi. Ça y est, vous êtes confiné. Habitants de la terre, il va falloir télétravailler !
Plusieurs questions assez basiques se posent donc pour l’agiliste-survivaliste confronté à cette situation inhabituelle :
- Comment éviter que le chaos ne s’installe dans mon organisation ? Comment maintenir le moral de mes collaborateurs ?
- Dois-je chercher des outils pour les équipes ? Si oui, lesquels ?
- Comment maintenir le contact avec mes équipiers ?
- Comment conduire mes rétrospectives, mes ateliers ?
Pour éviter la désagrégation progressive des relations avec vos collaborateurs, vous allez devoir veiller à mettre en place un certain nombre de bonnes pratiques :
Entretenir ou remonter le moral des collaborateurs
Même à distance, c’est possible. Voici deux idées :
– Créer un groupe Café, Bistrot, Forum, etc. sur une plateforme de type “Microsoft Teams”. En somme, un espace détente dans lequel les gens peuvent se défouler un peu, poster sur des sujets variés (humour, memes, gif etc.) ou éventuellement partager leurs humeurs.
– Lancer régulièrement des invitations pour des apéros en ligne sur le modèle des vidéoconférences. Cela permet de se détendre encore un peu plus, de rompre l’isolation, de voir des visages et…de ne pas boire seul (pour les célibataires).
Pour cette activité, vous pouvez reprendre les outils de vidéoconférence que vous utilisez déjà dans le cadre professionnel, mais d’autres applis possiblement plus adaptées à la détente et à l’improvisation ont depuis fait leur apparition aux côtés du célèbre Whatsapp :
- Jitsi.org
On a pu le tester à huit personnes. Sa prise en main simple, les performances sont bonnes, pas de coupures, on peut même régler la qualité de l’image pour fluidifier la bande passante. - Houseparty
- Line.me
Même si la frontière reste floue (après tout ce sont vos collègues de travail), je recommande fortement d’utiliser des applications différentes pour le “travail sérieux” et la rigolade afin de séparer psychologiquement les deux activités.
Maintenir la normalité
Face à une situation inhabituelle, maintenir les choses dans l’état où elles se trouvaient précédemment agit comme un signal de stabilité auprès de vos collaborateurs. Et qui dit stabilité dit souvent optimisme et surtout capacité à se projeter dans l’avenir.
Par maintenir la normalité, j’entends maintenir les habitudes et donc maintenir les cérémonies/réunions et autres entretiens. Les outils web actuels le permettent, ne vous en privez pas. Favorisez les vidéoconférences avec la vidéo active si votre bande passante le permet, ce qui vous permettra, idéalement, de réaliser des échanges plus chaleureux et enrichissants pour tous.
Fluidifier les réunions en visioconférence
On distingue ici deux cas. Dans le premier les équipiers sont déjà coutumiers du télétravail et on peut imaginer que les cérémonies et réunions diverses fonctionnent selon une mécanique bien huilée. Vos interventions sont rares, l’ambiance est bonne, le groupe se régule lui-même, il est autonome.
Dans le second, l’obligation de télétravailler est arrivée plus abruptement. Vos collègues sont un peu déboussolés, les charges de travail sont encore mal réparties et tout le monde cherche à reprendre ses marques.
Vous avez la possibilité de proposer en début de réunion, tout en prenant en compte le contexte difficile et les tensions prévisibles entre services, quelques règles élémentaires de bienveillance:
- Parole libre mais avec prise en compte du point de vue de l’autre
- Couper les micros quand vous ne parlez pas (pour ne pas générer de bruits parasites)
- Invitez-les à se préparer quelques minutes avant chaque cérémonie pour éviter les attentes inutiles et les malentendus.
- Des désaccords de fonds peuvent apparaître, et qui s’ils ne concernent pas tout le monde peuvent être démêlés lors de points ultérieurs afin de valoriser le temps de chacun
Les Outils
Sur la question des outils, le manifeste agile nous offre un éclairage très précis :
“Nous valorisons les individus et leurs interactions PLUS QUE les processus et les outils”.
S’il n’est pas question de se transformer en technicien du jour au lendemain il devient malgré tout crucial, dans ce contexte, de trouver un minimum d’applications en ligne qui vont répondre à la demande de vos collaborateurs. Parce que les Rétrospectives dans Trello, c’est amusant une fois, mais ça a ses limites (une vue en colonnes = une unique perspective sur les choses).
Tant que vous restez vigilant sur la part faite aux outils par rapport aux interactions entre individus…Vous n’êtes pas celui qui vient réparer ou régler le réfrigérateur, vous êtes celui qui vérifie que chaque personne en a un et qu’elle en connaît le fonctionnement basique.
Partant de ce principe, il est alors possible de trouver une foule d’outils divers et variés sur le web. Des applis coûteuses, des applis gratuites, des applis moches, des applis aux performances douteuses mais aussi des applis bien conçues.
Lançons-nous dans un petit tour d’horizon non exhaustif.
Pour maintenir un contact professionnel avec vos équipes, ce qui implique de passer des appels audio/vidéo, échanger et partager des documents, vous aurez besoin de :
- Microsoft Teams ou éventuellement Skype
Un acteur majeur du marché. Robuste, stable, permettant le partage de photos, documents, le tchat, les vidéoconférences. Il s’intègre à Office 365. L’interface est plutôt claire mais fait preuve d’austérité. - Zoom.us
Je ne l’ai pas testé personnellement, mais des proches me rapportent que ses performances sont impressionnantes en vidéoconférence, permettant un nombre impressionnant de connexions simultanées. - Slack
Conversations organisées et hiérarchisées. Aujourd’hui un classique du monde de l’entreprise. Son système de “rooms” peut paraître confus par moments mais on s’y habitue rapidement. - Meetingsphere.com
Jusqu’ici tout va bien, mais cette première liste montre ses limites pour vos interventions à base de facilitation visuelle, autrement dit, tout atelier qui nécessite un tableau blanc, une farandole de post-its multicolores et des feutres effaçables. Par exemple, comment mener votre rétrospective avec le “speed boat” ? Là encore, une foule d’applications existent, certaines sont gratuites :
- Metroretro.io
Un outil de rétrospective fantastique, avec une interface moderne. De nombreux templates de rétrospective disponibles. - Draft.io
Un nouvel arrivant dans la liste des applis offrant un board. L’outil est remarquable de simplicité dans sa prise en main, offre post-its et templates pour les rétrospectives. Ses performances sont à vérifier et son interface un peu “techos” mais il est gratuit… - http://www.popplet.com/ “A tool for the iPad and web to capture and organize your ideas.”
- http://en.linoit.com/ “Free sticky and canvas”
- Scribbletogether.com “Your whiteboard companion to any call.”
- Framemo Système de board et post-its basique. Pas besoin de créer un compte. Design d’un autre âge mais…ça fonctionne !
- https://www.webwhiteboard.com/ (Alternative à Framemo, outils de dessin en plus)
- https://mixed.io/ “Real-time whiteboard for distributed teams.”
- https://miro.com/
- http://www.ideaboardz.com/ “Brainstorm, retrospect, collaborate.”
- https://reetro-io
- https://padlet.com/
- https://whiteboardfox.com/
D’autres sont payantes, mais aussi plus robustes (performances, interface, support etc.) :
- https://klaxoon.com/fr/
- https://cardboardit.com/
- https://conceptboard.com/plans/ “Visual online collaboration for creative and remote teams”
- https://ziteboard.com/
- https://ideaflip.com/ “Makes it easy for your team to quickly turn thoughts into ideas”
- https://noteapp.com/ “Bring sticky notes to your team, in real time.”
- https://limnu.com/ “Sketch, share, and collaborate with your team”
- https://www.groupmap.com/
- https://www.getyellow.io/
- https://www.retrium.com/
- https://mural.co/
- https://stormboard.com/
- https://www.twiddla.com/
Pour des besoins très spécifiques comme le User Story Mapping ou l’Example Mapping on se reportera plus spécifiquement sur :
Pour la prise de décisions, ou la planification de réunions il y a les applis suivantes :
- https://www.bizy.com/ “Smart and easy group decison making.”
- https://www.when2meet.com/
- https://doodle.com/fr/
- https://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html
Enfin, il est toujours bon de se détendre un peu autour d’un jeu, même en ligne. Le jeu est un excellent moyen de créer du lien et mieux se connaître 😉
Voilà, c’est tout pour aujourd’hui. J’espère que cette liste d’applications vous rendra de fiers services pour organiser vos ateliers en ligne et qu’elle vous permettra de capter au mieux la créativité, la palette d’expressions et l’éventail d’émotions de vos collègues. Le travail à distance semble aujourd’hui être un secteur en pleine expansion et les outils permettant de le pratiquer en toute sérénité n’ont sans doute pas fini de nous surprendre.
Je vous laisse donc sur cette citation de Arthur Ashe (Tennisman et écrivain):
“Une des clés du succès est la confiance en soi. Une des clés de la confiance en soi est la préparation.”
Norman Rosenstech, Coach Agile chez Ahead Digital
